未入金を、月末まで気づかない会社へ

未入金は「回収の問題」ではなく「気づくのが遅い問題」

未入金と聞くと、払ってくれない相手との交渉を思い浮かべます。実際には、小さな会社の未入金のほとんどは、そういう話ではありません。先方の経理が請求書を回し忘れていた、支払日を翌月と勘違いしていた、担当者が変わって引き継がれていなかった。こちらが一言連絡すれば、次の支払日に振り込まれます。

問題は、その一言をいつ言えるかです。支払期日の翌日に気づいて連絡すれば、先方も「すみません、すぐ手配します」で終わります。1 か月後に気づいて連絡すると、先方は社内で経緯を確認しなければならず、こちらも「なぜ今まで言わなかったのか」を説明することになります。

未入金の難しさは、気づくのが遅いほど、回収の手間が増える ことにあります。

月末にまとめて突き合わせると、何営業日遅れるか

多くの会社では、月末か月初に、請求書の一覧と通帳を突き合わせます。この運用だと、気づくまでの遅れは支払期日によって変わります。

• 支払期日が 5 日の請求書は、月末の確認まで約 17 営業日待ちます
• 支払期日が 25 日の請求書なら、4 営業日で済みます

つまり同じ会社の中で、請求書によって「気づく速さ」が 4 倍違います。そして先方の支払サイトが「翌月末払い」なら、気づいてから連絡し、次の支払日を待つと、入金はさらに 1 か月先になります。

月に 1 回の突き合わせは、作業としては効率的です。ただ、その効率は「気づく速さ」を犠牲にして得ています。

支払期日の翌営業日に気づくと、督促の言い方が変わる

期日の翌営業日に気づけると、連絡の文面は「ご確認のお願い」で済みます。

先日お送りした請求書の件、お支払期日を過ぎておりましたので、念のためご確認をお願いいたします。行き違いでしたら失礼いたします。

これが 1 か月後だと、「督促」になります。文面が硬くなり、送る側も気が重くなり、結果として先延ばしにされます。先延ばしにされた督促は、さらに遅れます。

早く気づくことは、回収の技術ではなく、関係を壊さないための条件です。

Excel台帳・会計ソフト・銀行アプリ、どこまでやれてどこから無理か

Excel の台帳 は、請求日と支払期日と入金日を並べれば、期日超過を色で出せます。ただし入金日を人が入れないと色は変わりません。入力が止まった瞬間に、全部が「未入金」に見えます。

会計ソフト は、請求書と入金の消込ができます。銀行と連携していれば入金は自動で入ります。弱いのは、「期日を過ぎたものを、こちらから知らせてくる」機能が薄いことです。見に行けば分かる、の形になっています。

銀行アプリの入金通知 は、入ったことは知らせますが、入らなかったことは知らせません。未入金は「来なかった」に気づく問題なので、通知の向きが逆です。

どの道具も「見に行けば分かる」までは行きます。「見に行かなくても分かる」には、期日を過ぎた請求書を毎朝こちらに届ける仕組みが要ります。

期日を過ぎた請求書が、翌朝の1通に出る（実物）

BizRelay では、請求書に支払期日を入れておくと、期日を過ぎた翌朝から、こういう行が届きます。

🔴 入金遅延 河西工業 ／ INV-0042 支払期日から 3 日、入金なし（640,000 円）

入金を記録すると、この行は翌朝に消えます。銀行明細を取り込む設定にしていれば、金額が一致する入金は自動で消し込まれ、記録も要りません。

月末にまとめて気づくのをやめると、督促は「ご確認のお願い」のままで済み、入金は 1 か月早くなります。未入金の管理で最初に変えるべきなのは、回収のやり方ではなく、気づく日です。